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E-mail per hotel: convertire un contatto in una prenotazione

Template e-mail per hotel

Se gestisci un hotel o una struttura ricettiva sai bene quanto è importante curare la comunicazione con i tuoi clienti o potenziali clienti. La mail che invierai loro, soprattutto nel caso di una richiesta di disponibilità o preventivo, è il momento più importante per aiutare il cliente a scegliere tra i tanti preventivi la tua struttura piuttosto che un'altra. Hai già un modello (template) di e-mail professionale capace di convertire quel contatto in una prenotazione? Scopriamolo insieme.

Un template email hotel professionale

Con l'espressione template email hotel qui mi riferisco a diversi aspetti della e-mail che invierai:

  • layout grafico
  • contenuti
  • organizzazione
  • immagini

Vediamo nel dettaglio ogni punto cosìcchè potrai confrontare il tuo attuale modello comunicativo con questi punti che a mio avviso sono una buona base di partenza per comunicare in modo corretto con il tuo cliente.

Il layout grafico (o template) dell'email per hotel e il web responsive per le newsletter

In questo caso l'espressione template si riferisce esattamente al layout grafico dell'email cioè al modello grafico e strutturale costituito da tutti gli elementi grafici (e di codice HTML se previsto) che restituiscono a video la mail impaginata.

Il layout grafico è fondamentale per dare subito un'impressione positiva e professionale a chi legge. Il template grafico deve essere sobrio, armonioso e deve lasciare spazio ai contenuti organizzandoli in maniera equilibrata senza ostacolare la lettura.

Deve essere studiato e progettato coerentemente con il coordinato grafico del tuo hotel (dal sito web ai biglietti da visita alle brochure). Deve contenere il logo del tuo hotel in alto a sinistra o al centro eventualmente. Non usare posizioni strane o inusuali per posizionare il logo e l'intestazione della tua e-mail. Ti ricordo che il processo naturale di lettura dei contenuti è da sinistra verso destra e dall'alto verso il basso.

La scelta cromatica degli oggetti grafici che costituiscono il modello grafico deve essere coerente con il coordinato grafico dell'hotel, lo abbiamo detto prima, ma vorrei specificare che in questo caso non devi commettere l'errore di riproporre il layout grafico del tuo sito web all'interno dell'email. Sono due strumenti differenti di comunicazione che contengono anche oggetti e contenuti differenti. La mail deve essere semplice e chiara e non deve contenere troppe parti grafiche che appesantiscono inoltre la mail stessa.

Abbiamo accennato nel titolo di questo paragrafo al template responsive per e-mail. Questo è un aspetto molto importante, soprattutto per l'invio di newsletters. Sai bene oramai che moltissimi utenti controllano la posta dal proprio dispositivo mobile o tablet ed è quindi necessario fornire al lettore un'e-mail facilmente visualizzabile su tutti i dispositivi. Un template responsive per email ti consentirà di far visualizzare in maniera corretta e facilmente leggibile la tua email su qualsiasi dispositivo (Desktop, Smartphone, tablet).

I contenuti della tua e-mail

Qui non voglio dire cosa devi scrivere nella tua e-mail o newsletter ma voglio suggerirti come devi scriverli. Partiamo dalla scelta tipografica. La scelta del font (brutalmente il "carattere" per essere più chiari) deve essere ragionata in base ad alcune considerazioni. Innanzitutto ti consiglio un font facilmente leggibile a video e che sia supportato dalla maggior parte dei sistemi operativi. Non usare font insoliti o stravaganti o di difficile lettura. La lettura dei testi deve essere facile e fluida e un font adeguato consente di non affaticare la lettura a video soprattutto per chi ha problemi di vista.

Un consiglio personalissimo poi: #nocomicsans :-) . Ti prego non lo fare, il Comic Sans è un font quanto mai inadeguato per una comunicazione professionale.

Scegli una dimensione del carattere adeguata: non scrivere tutto troppo piccolo, sarà difficile da leggere ma non esagerare neppure con la dimensione, risulterà eccessivo e sproporzionato e per leggere tutta la mail, il lettore, dovrà scorrere molte volte con il mouse o con il dito sul touch screen. Differenzia invece le parti del tuo testo usando dimensioni diverse di carattere per titoli, sottotitoli e paragrafi.

Cura l'italiano. Sembra scontato ma non è così. Non tutti sanno scrivere correttamente in italiano e non tutti sanno usare formule adeguate di ringraziamento o di comunicazione commerciale. Ricordati che stai "vendendo" un tuo servizio con quella e-mail; non sottovalutare l'importanza della comunicazione, è fondamentale. Saper usare le parole giuste, costruire una frase in modo convincente farà la differenza tra una prenotazione e un contatto perso!

Se non sai scrivere bene in italiano o in maniera incisiva ed efficace, affidati ad un bravo copywriter o alla tua web agency che avrà probabilmente una figura preparata che saprà aiutarti a formulare i testi in maniera corretta ed efficace. E' un investimento che ti consiglio di fare per il tuo hotel: un template email hotel professionale convertirà meglio i tuoi contatti in prenotazioni.

Organizzazione dei contenuti

Organizzare i contenuti della tua email è un passo fondamentale. Consideriamo il caso di una richiesta di preventivo per un soggiorno nel tuo hotel.

Se un potenziale cliente ti ha inviato una richiesta di disponibilità o prenotazione devi pensare subito a questa cosa: non sei l'unico a cui l'ha inviata!

Se ti ha inviato una richiesta di prenotazione significa che è interessato alla tua struttura, conosce già il prezzo a grandi linee, lo ha visto sul sito e ha fatto sicuramente i suoi conti. Ora è il tuo turno, devi convincerlo a scegliere la tua struttura invece che quella dei tuoi competitor.

Qui capisci che ti giochi tutto sulla risposta che gli fornirai. Quindi, sappiamo già che ha contattato altre strutture (probabilmente della stessa categoria) ed è possibile che quando riceverà tutte le risposte non avrà bene in mente tutte le caratteristiche di ogni hotel. Rinfrescagli tu la memoria!

Organizza i contenuti in questo modo:

  • (mi aspetto che l'intestazione, magari con una bella immagine dell'hotel o del tuo territorio, sia già presente nel layout grafico)
  • saluti introduttivi e ringraziamenti per aver contattato il vostro hotel;
  • un testo che accompagna l'introduzione e la presentazione del tuo hotel rimarcando i vantaggi della tua struttura;
  • una breve e sintetica (ho detto sintetica, 1-2 righe massimo!) offerta di soggiorno potrebbe essere una buona idea per fargli scoprire una possibile soluzione che magari non aveva ancora considerato;
  • a questo punto introducete la vostra migliore offerta magari personalizzandola per dare al vostro cliente la sensazione di sentirsi già un ospite di riguardo;
  • offerta commerciale chiara: date, costi, persone e dettagli (potete presentare anche un paio di soluzioni per esempio in "family room" e in "junior suite" (non esagerate con le soluzioni, un paio sono sufficienti);
  • aggiugi poi tutti i dettagli, le condizioni, supplementi di costi e quali servizi sono inclusi nel soggiorno;
  • promuovi il tuo territorio e i vantaggi di cui possono godere i clienti del tuo hotel (escursioni, visite, scontistiche musei, etc...) anche con eventuale link ad un portale turistico o magari al tuo blog in cui parli del territorio e delle attività;
  • saluti di chiusura;
  • contatti: indirizzo, recapiti, email, sito web.

Le immagini nell'email per hotel

Abbiamo accennato prima all'utilizzo delle immagini come elemento importante di cui non devi però abusare e devi imparare a gestire con discrezione. Puoi usare una bella immagine nell'intestazione della tua email per esempio (se non sai bene come creare una grafica efficace, affidati a chi fa questo di mestiere, la tua web agency o il tuo web master possono farlo per te). In base al tipo di comunicazione, email di risposta a un preventivo o newsletter, sarà opportuno scegliere e gestire le immagini in maniera differente.

In una email di risposta ad una richiesta mi sento di suggerirti di non usare troppe immagini (eviterei proprio, eccetto quella dell'intestazione del tuo layout grafico, se prevista).

In una newsletter, magari contenente un'offerta commerciale invece l'immagine è importantissima. Deve essere progettata in modo tale da richiamare l'attenzione. Deve contenere un breve messaggio che invogli il lettore a saperne di più. Scegliere la giusta immagine e costruire la frase adeguata è un compito delicato. L'immagine e la grafica devono essere professionali, non commettere l'errore di usare una foto scarsa e magari scriverci sopra qualcosa con il Comic Sans... :-).

Anche qui, se non sai bene come costruire una grafica professionale, affidati a chi sa farlo per te; è imortante, è il tuo primo momento di contatto con un potenziale cliente che decreterà il successo o l'insuccesso di quella e-mail.

L'immagine così progettata sarà collocata nella parte alta della mail perchè è questa ovviamente la prima parte che l'utente visualizzerà. Ecco perchè la grafica in questo caso è fondamentale. Una grafica sbagliata non attirerà la curiosità dell'utente e tu perderai quella possibilità di prenotazione.

E la tua email per hotel come è?


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